Coût du payroll, services RH, calcul de la paie… Comment bien choisir son Secrétariat social?

Partenaire quasi obligé des indépendants et entreprises pour le payroll, le calcul de la paie et parfois d’autres services liés aux ressources humaines, votre secrétariat social a un coût… mais aussi des concurrents. A l’instar de ce qui se fait sans états d’âme pour l’énergie et la téléphonie, il est donc légitime d’interroger ces coûts, avec en ligne de mire des économies pour votre entreprise ou des services mieux adaptés.

Des intermédiaires interchangeables pour calculer les salaires… ou pas ?

Les secrétariats sociaux sont des intermédiaires entre vous et l’Etat pour la gestion de la paie et d’autres questions payroll. Mais leurs tarifs et services ne sont pas pour autant identiques, car la concurrence les pousse à développer toujours plus de services spécifiques. De même, les logiciels informatiques mis à votre disposition constituent aussi un facteur important de différenciation. Dans la même logique, la qualité de la relation client est également un élément de poids. N’hésitez donc plus à interroger le contenu de votre collaboration avec votre secrétariat social, car l’exercice en vaut la peine.

Coûts du calcul de la paie et des conseils RH, tarifs… comment évaluer votre Secrétariat social ?

Commencez tout d’abord par dresser un état des lieux complet de votre contrat et de votre collaboration avec votre Secrétariat social : gestion des salaires et calcul de la paie, tarif appliqué pour les prestations fournies, services sociojuridiques ciblant vos ressources humaines…. Comme c’est le cas pour une majorité d’autres employeurs, Il est probable que votre contrat n’est pas régulièrement révisé. Vous bénéficiez donc de marges de négociation significatives pour en revoir les conditions. Vous n’avez pas renégocié depuis deux ou trois ans ? Il est temps de vous lancer pour optimiser vos coûts payroll… car obtenir une réduction de vos coûts de 10 à 15 % est un objectif tout à fait réaliste !

Payroll, tarifs… que négocier avec votre secrétariat social ?

S’interroger sur l’optimisation de vos coûts payroll, de gestion de la paie et du calcul des salaires ne signifie pas pour autant que vous devez absolument changer de secrétariat social.

En partant de votre analyse, rediscutez tout d’abord avec votre secrétariat social certains éléments de votre contrat, comme le tarif, les frais liés aux logiciels IT ou le coût des services sociojuridiques. Tenez bien évidemment compte de ce qui constitue la meilleure solution pour vous en fonction de vos besoins réels.

Un exemple ? Les secrétariats sociaux facturent généralement leurs prestations pour le calcul des salaires soit sur la base d’un forfait, soit sur la base des frais occasionnés, comme celui des corrections. Selon que vos opérations de calcul de paie génèrent peu ou beaucoup de corrections, vous aurez donc tout intérêt à choisir l’une ou l’autre formule.

Estimer le coût réel d’un changement de secrétariat social

Vous n’avez pas obtenu ce que vous attendiez ? Avant de changer de secrétariat social, évaluez l’investissement que requiert un tel changement, notamment en charge de travail interne. Dans le cas de petites structures pour lesquelles le volume des missions payroll est relativement modeste, la différence de coût risque d’être réduite et disproportionnée par rapport au coût du changement. Avant de franchir le pas, pensez aussi à la qualité de votre relation avec votre gestionnaire de dossier, car cela peut faire pencher la balance en faveur de votre Secrétariat social actuel.